Gmail vertraulich nutzen: So schützen Sie E-Mails – und holen sie zurück

Mit Ablaufdatum, Code und Rückholfunktion: Gmail bietet praktische Tools, um verschickte Mails besser zu kontrollieren. So behalten Nutzer auch nach dem Senden die Kontrolle über ihre Inhalte.

Wer E-Mails verschickt, gibt die Kontrolle normalerweise aus der Hand. In Gmail ist das anders. Mit dem sogenannten vertraulichen Modus lassen sich Nachrichten nachträglich steuern – inklusive Zugriffssperre und Ablaufdatum. Das Prinzip dahinter: Die Inhalte bleiben auf Googles Servern. So können Nutzer bestimmen, wer wann Zugriff hat.

Gmail vertraulicher Modus: Zugriff steuern und Inhalte schützen

Der vertrauliche Modus bietet mehrere Funktionen. Nutzer können ein Ablaufdatum festlegen, nach dem die Nachricht nicht mehr gelesen werden kann. Außerdem lässt sich der Zugriff jederzeit wieder entziehen.

Zusätzlich kann die Mail mit einem Sicherheitscode geschützt werden. Der Empfänger benötigt diesen Code, um die Nachricht zu öffnen.

Innerhalb von Gmail sind bestimmte Aktionen blockiert: Weiterleiten, Kopieren, Drucken oder Herunterladen der Inhalte ist nicht möglich. Komplett sicher ist das aber nicht. Inhalte lassen sich weiterhin etwa per Screenshot sichern.

Schutz vor Versehen statt absolute Sicherheit

Laut Google geht es beim vertraulichen Modus nicht um vollständigen Schutz vor Missbrauch. Ziel ist es vor allem, unbeabsichtigtes Weiterleiten oder Teilen zu verhindern.

Damit eignet sich die Funktion besonders für sensible Informationen, die nicht dauerhaft verfügbar sein sollen.

Vertraulichen Modus aktivieren: So geht’s am Computer

Das Einrichten ist einfach. Beim Schreiben einer neuen Mail klicken Nutzer auf „Schreiben“. Anschließend wählen sie unten im Fenster den Punkt „Modus ‚Vertraulich‘ aktivieren/deaktivieren“. Danach können Ablaufdatum und optional ein SMS-Code festgelegt werden. Für den Code muss die Mobilnummer des Empfängers angegeben werden. Die Einstellungen gelten sowohl für den Nachrichtentext als auch für Anhänge.

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Wird kein SMS-Code gewählt, funktioniert das nur vollständig innerhalb der Gmail-App. Nutzer dieser App können die Nachricht direkt öffnen. Empfänger außerhalb der App erhalten dennoch einen Sicherheitscode – allerdings per E-Mail.

Zugriff widerrufen: Nachricht nachträglich sperren

Der Zugriff auf eine vertrauliche Mail lässt sich jederzeit entziehen. Dafür öffnen Nutzer im „Gesendet“-Ordner die entsprechende Nachricht und klicken auf „Zugriffsrechte entfernen“.

Damit ist die Mail für den Empfänger nicht mehr zugänglich.

E-Mail zurückrufen: So funktioniert die Rückgängig-Funktion

Neben dem vertraulichen Modus bietet Gmail eine weitere praktische Funktion: das Zurückrufen von E-Mails.

Direkt nach dem Senden erscheint unten links der Hinweis „Ihre Nachricht wurde gesendet“. Über „Rückgängig“ kann die Mail noch gestoppt werden. Allerdings bleibt dafür nur wenig Zeit.

Gmail Rückholzeit einstellen: 5 bis 30 Sekunden möglich

Wie lange eine Mail zurückgerufen werden kann, lässt sich in den Einstellungen festlegen. Nutzer klicken dazu auf das Zahnrad-Symbol und wählen „Alle Einstellungen aufrufen“.

Neben „E-Mail zurückrufen“ kann dann ein Zeitraum von 5, 10, 20 oder 30 Sekunden ausgewählt werden. Anschließend müssen die Änderungen gespeichert werden. (dpa/mp)