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Schneller arbeiten: Diese praktischen Word-Funktionen sollte jeder kennen

Microsoft Word (4)

Arbeitserleichterung und Fluch in einem: Mit Word in seinen unterschiedlichen Versionen arbeiten viele täglich – kaum einer weiß aber, was das Programm alles kann.

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Word ist Fluch und Segen zugleich. Viele Arbeiten gehen mit dem Büroprogramm leicht von der Hand. Bei anderen treibt es einen in die Verzweiflung. Doch lange Dokumente mit Inhaltsverzeichnissen, Tabellen, personalisierte Vorlagen oder Formulare – wer sich ein wenig einfuchst, kann mit Microsoft Word eine Menge machen.

„Word kann wirklich viel, aber man muss wissen, wo sich die Funktionen verstecken“, sagt Ratgeberautor und Office-Experte Robert Klaßen. „Wer es im Selbststudium lernen will, braucht viel Geduld.“ Auch Office-Trainerin Britta Gockel sagt: „Je mehr Übung man hat, desto mehr Spaß macht es.“ Ihr Tipp: Keine Angst haben und einfach mal etwas ausprobieren.

Microsoft Word (3)

Wem die Symbolflächen von Microsoft Word zu vollgestopft mit Icons sind, kann sie in den Einstellungen an die eigenen Bedürfnisse anpassen. 

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Diese Tastenkombination erleichtern Ihnen die Arbeit

  • Speichern: STRG+S
  • Alles auswählen: STRG+A
  • Fett: STRG+B
  • Kursiv: STRG+I
  • Unterstrichen: STRG+U
  • Verringern des Schriftgrads um 1 Punkt: 8
  • Erhöhen des Schriftgrads um 1 Punkt: 9
  • Zeilenumbruch: Shift +Return
  • Neues Dokument mit derselben Dokumentvorlage: Strg+n
  • Seitenlayou-Ansicht: Str + Alt + L
  • Fußnote einfügen: Alt + Strg + f
  • Hyperling einfügen: Alt + Strg + f
  • unsichtbare Zeichen (wie Absatzzeichen) sichbar machen: Strg + Shift + *
  • Fenster „Wörter zählen“ aufrufen: Strg + Shift + i
  • Das aktuelle Datum einfügen: Alt + Shift + D

Personalisierte Vorlagen

„In meinen Seminaren erlebe ich immer wieder, dass Kleinigkeiten die Leute oft glücklich machen“, sagt Britta Gockel. Etwa, dass sich die Standardvorlage mit wenigen Klicks an die individuellen Bedürfnisse anpassen lässt.

Dafür öffnet man ein neues Dokument und stellt die Lieblingsparameter ein: etwa Schriftart, Schriftgröße, Absatzgröße und Zeilenabstand.

Diese Einstellungen kann man auch als Standard festlegen. Fertig ist die personalisierte Vorlage. Auch sehr beliebt sei die Möglichkeit, die Registerkarten und das Menüband am oberen Bildschirmrand so anzupassen, dass nur noch benötigte Funktionen angezeigt werden.

Autokorrektur anpassen 

Die Rechtschreibkorrektur nervt viele Word-Nutzer. Etwa dann, wenn Word automatisch immer das erste Wort eines Satzes großschreibt oder Worte gegen den Willen verändert. Dabei lasse sich auch das mit nur vier Klicks ändern, sagt Gockel: Unter dem Menüpunkt Dokumentprüfung kann man die einzelnen Autokorrekturoptionen abschalten oder anpassen. „Man kann sogar eigene Worte ergänzen. Eine tolle Funktion, wenn man oft komplizierte Worte oder Eigennamen schreiben muss.“ Dafür weist man einem bestimmten Wort ein Kürzel zu. Tippt man das Kürzel ein, wird es automatisch durch das entsprechende Wort ersetzt.

Microsoft Word (1)

Wer sich sein eigenes Standarddokument anlegt, muss nicht immer alle Einstellungen von Hand anpassen, wenn ein neues Dokument geöffnet wird. 

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Formatvorlagen und Inhaltsverzeichnisse

Komplizierter wird es, wenn man eigene Formatvorlagen erstellen möchte. Formatvorlagen sind eine Art Text-Schablone, erklärt Britta Gockel. Diese Funktion ist wichtig für längere Dokumente wie Hausarbeiten oder Protokolle. „Allerdings ist das eher etwas für Fortgeschrittene“, sagt sie. Will man beispielsweise die Schriftart ändern, reicht es, die entsprechende Formatvorlage anzupassen. Der formatierte Text ändert sich dann automatisch.

Formatierte Texte sind auch die Voraussetzung für Inhaltsverzeichnisse. „Das Prinzip ist ganz einfach: Das Programm weiß ja nicht aus sich heraus, was eine Überschrift ist. Das muss ich ihm über eine Formatvorlage sagen.“ Weiß das Programm einmal, wo die Überschriften sind, lässt sich mit wenigen Klicks ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen.

Teamfunktion

Mit Word können Dokumente auch für andere freigegeben und gemeinsam bearbeitet werden, sagt Autor Klaßen. Das geht beispielsweise per E-Mail, vorausgesetzt das Dokument liegt in einem Onlinespeicher. Bearbeiten mehrere Personen ein Dokument, empfiehlt Britta Gockel die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ im Bereich „Überprüfen“. In diesem Modus werden Änderungen angezeigt und auch Kommentare können am Seitenrand hinzugefügt werden. Durch Anklicken lassen sich die Änderungen dann einfach annehmen oder ablehnen.

 Wer viel von unterwegs auf Handys oder Tablets arbeitet, dem rät Robert Klaßen im Touch- oder Fingereingabemodus zu arbeiten. „Hier wird die Oberfläche für die Fingereingabe optimiert, indem die Buttons vergrößert und auseinandergezogen werden.“

Microsoft Word (2)

Tabellen erleichtern das Formatieren von Texten und schaffen Übersicht. Sie können auch mit ausgeblendeten Linien eingefügt werden.

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Tabellen

„Tabellen sind flexibel, stabil, einfach zu handhaben und zu verändern. Damit kann man unheimlich viel machen“, sagt Gockel. Besonders nützlich: transparente Tabellen ohne sichtbare Rahmenlinien. Sie empfehlen sich für eine Vielzahl von komplexen Dokumenten wie Lebensläufe oder Rechnungen. In den Tabellen kann man sogar mit Formeln arbeiten – auch das perfekt für Rechnungen.

(dpa)